FAQ

Wofür steht „ERP“?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und beschreibt die Aufgabe, die Ressourcen einer Organisation in seiner Gesamtheit zu planen und zu steuern. Dazu gehören zum Beispiel die Finanzen, das Personal, die Betriebsmittel und Materialien, die Informations- und Kommunikationstechnik sowie die IT-Systeme.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist ein leistungsfähiges Controlling- und Steuerungsinstrument, welches eingesetzt wird, um funktionsbereichsübergreifende Geschäftsprozesse auf einer Plattform zu vereinen, gezielt zu organisieren und durchzuführen.
Für diese komplexe Aufgabenstellung wird eine gemeinsame Datenbasis benötigt, die eine schnelle und einfache Verknüpfung der verschiedenen Funktionsbreiche wie z. B. Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Berichtswesen, Beschaffung und Materialwirtschaft, Personalwesen sowie branchenspezifische Lösungen für Haushaltsmanagement und Drittmittelverwaltung ermöglicht. Zudem wird auf Basis konsolidierter Daten die Planung und die einheitliche Steuerung der verschiedenen Bereich unterstützt.

Warum brauchen wir ein ERP-System?

Neuartige ERP-Systeme ermöglichen die Verwaltung unterschiedlicher Ressourcen der zehn Thüringer Hochschulen nach einem einheitlichen Prinzip. Einige Schnittstellen fallen weg, Prozesse können automatisiert und manuelle Zusatzarbeiten reduziert werden. Der Arbeitsalltag wird durch das neue ERP-System erleichtert.

Wer ist an dem Thüringer ERP-Einführungsprojekt beteiligt?

Das Projekt zur Einführung eines neuen ERP-Systems an den Thüringer Hochschulen ist ein Gemeinschaftsprojekt der zehn Thüringer Hochschulen. Sowohl die Durchführung der ERP-Einführung als auch der laufende Betrieb und die Betreuung des ERP-Systems liegen in der Verantwortung der Hochschulen.
Das IT-Dienstleistungszentrum ist hierbei für den technischen Support zuständig und das Thüringer ERP-Hochschulkompetenzzentrum fungiert als operative Projetleitung, die außerdem die fachliche Betreuung der Hochschulsysteme übernimmt. Das Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG) sowie das Thüringer Finanzministerium (TFM) unterstützen hierbei das Projekt in finanzieller und beratender Hinsicht.

Wer ist meine Ansprechpartner*in?

An allen Hochschulen gibt es für das ERP-Einführungsprojekt eine(n) Koordinator*in. Diese(r) beantwortet Ihnen alle Fragen oder vermittelt Sie an eines der Mitglieder der Fachgruppen, die für bestimmte fachliche Fragestellungen hochschulübergreifend tätig sind.

Die Personalräte der einzelnen Hochschulen stehen ebenfalls zur Verfügung. Sie beraten einzelne Mitarbeiter*innen etwa zu den Anforderungen bei der Systemeinführung, helfen bei Bedenken und vermitteln bei Bedarf auch zwischen dem Betreffenden und der/ dem Vorgesetzten.

Darüber hinaus stehen Ihnen jederzeit die Mitarbeiter*innen des Thüringer ERP-Hochschulkompetenzzentrums und des IT-Dienstleistungszentrums in fachlichen und technischen Belangen beratend zur Seite.

Wer ist MACH?

Die MACH AG mit Hauptsitz in Lübeck ist ein renommiertes Software- und Beratungsunternehmen mit Spezialisierung auf Public Management und E-Government. Mit Erfahrungen von mehr als 30 Jahren und über 200 Beschäftigten gehört sie zu den Top 100 Software-Unternehmen in Deutschland. Ihre Referenzliste reicht dabei von kleineren öffentlichen Verwaltungen bis hin zur Flächenorganisation der Bundespolizei. Dazu gehört auch, dass die MACH AG in Sachsen die dortigen Hochschulen mit dem ERP-System ausstatten.

Wann gibt es Schulungen?

Schulungen werden für alle Key-User und End-User des neuen ERP-Systems angeboten und finden über die gesamte Projektlaufzeit statt. Die genauen Termine finden Sie im Implementierungskalender.

Wie ist der zeitliche Rahmen?

Die Implementierungsphase des ERP-Systems begann im November 2016. Das Kernsystem mit den Bestandteilen Finanzen, Beschaffung und Personal soll bis 1. Januar 2019 an allen zehn Thüringer Hochschulen erfolgreich implementiert werden. Die knappe Projektphase erfordert die enge Zusammenarbeit und den Einsatz aller MitarbeiterInnen der zehn Thüringer Hochschulen. Nach einer Konsolidierungs- und Betreuungsphase, sollen dann ab dem ersten Quartal 2019 weitere Optionen eingeführt werden. Die Duale Hochschule Gera-Eisenach arbeitet seit März 2018 mit dem MACH-System und fungiert somit als Pilothochschule. Bisher nutzte die Pilothochschule das MACH-System für den Bereich Finanzen. Am 01. Juni 2018 wird nun auch der Bereich Personalmanagement an der Dualen Hochschule Gera-Eisenach produktiv gehen.

Wird das neue ERP-System überall identisch eingeführt?

Alle Thüringer Hochschulen werden das gleiche ERP-System nutzen. Das heißt aber nicht, dass beispielsweise die Beschaffung eines neuen Rechners überall in derselben Weise ablaufen muss. Die Prozesse können in einem bestimmten Rahmen hochschulspezifisch gestaltet werden. So muss nicht jede Hochschule zwingend alle Felder in den Datenmasken bestücken. Aufgabe des implementierenden Anbieters wird es sein, zu klären, wie die jeweiligen Prozesse am Ende genau aussehen werden und welche Unterschiede es an den einzelnen Hochschulstandorten geben wird.

Was ist ein Change Request?

Unter Change Request – oder auch Änderungswunsch – ist eine veränderte Anforderung an ein zu erstellendes Softwaresystem zu verstehen.

Was ist unter dem Begriff „Verifikation“ zu verstehen?

Mittels einer Verifikation wird festgestellt, ob das MACH-System allen Anforderungen der Thüringer Hochschulen gerecht wird. Die Verfikation erfolgt auf Basis von Integrationstest, die von den zehn Hochschulen gemeinsam vollführt werden. Die Durchführung dieser Tests erfolgt anhand eines Testfallkatalogs der Hochschulen.

Was ist unter einer Deltakonzeption zu verstehen?

Die Phase der Deltakonzeption -auch Feinkonzepion genannt- begann im Juli 2017. Hierbei haben die Hochschulen die Möglichkeit, das bestehende Verbundreferenzsystem (VRS) an ihre Bedürfnisse anzupassen. Das VRS bildet alle Funktionen, Felder und Inhalte ab, die mindestens eine Thüringer Hochschule gefordert hat. Dementsprechend wurde es nach dem Maximalprinzip erstellt. Im Rahmen der Feinkonzeption können die Hochschulen deshalb z.B. Felder, die sie nicht benötigen ausblenden, Listeneinträge entfernen oder BI-Berichte mit ihrem hochschulspezifischem Layout versehen.

Was sind BI-Berichte?

Neben den Standardberichten, bietet die MACH-Software auch die Möglichkeit, Berichte mittels des integrierten Werkzeugs MACH BI an die Bedürfnisse der Hochschulen anzupassen. Eine ausführliche Erläuterung zu MACH BI finden Sie auf der Seite der MACH AG.

Wozu dient der Service Desk?

Der Service Desk ist ein Ticketsystem, welches die strukturierte Bearbeitung von Anfragen rund um das ERP-Projekt der Thüringer Hochschulen ermöglicht.

Die Vorteile hierbei sind:

• Anfragen können über eine Anwendung zentral erstellt werden
• Anfrageformulare sind entsprechende ihrer thematischen Ausrichtung vorgegliedert
• Alle relevanten Informationen werden durch das System abgefragt, so dass aufwändige Rückfragen möglichst vermieden werden
• Kategorisierung bzw. Ablage erfolgt automatisch
• Automatische Protokollierung von Bearbeitungsschritten bzw. Vermerk des aktuellen Status

Was ist unter einem „Release“ zu verstehen?

Im Rahmen des Thüringer ERP-Projektes wird ein Release als Version bezeichnet.

Was ist unter dem Begriff „Version“ zu verstehen?

Eine Version beschreibt eine Änderung des MACH-Systems.

Es kann hierbei zwischen zwei verschiedenen Typen unterschieden werden:

• Hauptversionen (Major-Releases)
• Nebenversionen (Minor-Releases)

Von einem Hauptversionswechsel wird gesprochen, wenn es im Vergleich zur Vorversion zu großenen Änderungen am System kommt. Große Änderungen sind z.B. notwendig, wenn sich die eingesetzte Technologie ändert oder das Datenmodell weitläufig erneuert wird. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Nebenversion.

Es lässt sich einfach feststellen, um welchen Typ es sich handelt.

• Die Kennzeichnung einer Hauptversion wird durch das Hochzählen der ersten Zahl der Versionsnummer gekennzeichnet [Beispiel: Vorversion: 1.81.0 – Hauptversion: 2.0.0].
• Die Bezeichnung einer Nebenversion erfolgt durch das Hochzählen der zweiten Zahl der Versionsnummer [Beispiel: Vorversion: 1.80.0 – Nebenversion: 1.81.0].

Was bedeutet „Revision“?

Eine Revision beschreibt eine korrigierte Version des MACH-Systems. Diese kommen in der Regel selten vor. Die Revision wird durch die dritte Zahl der Versionsnummer deutlich gemacht [Beispiel: Vorversion: 1.81.0 – Revision: 1.81.1].

Was ist mit der Bezeichnung „Build“ gemeint?

Builds werden täglich erzeugt und sind durch Datum und Uhrzeit des Kompilierungsvorgangs gekennzeichnet. Builds enthalten lediglich minimale Softwareoptimierungen bzw. Fehlerkorrekturen.

Wie setzt sich die Versionsnummer zusammen?

Anhand der Versionsnummer lassen sich einige Informationen ableiten.

Ein Beispiel: Die aktuelle Versionsnummer des MACH-Systems lautet: 1.81.3

1: Die erste Zahl beschreibt die Anzahl der Hauptversionen.
81: Die zweite Zahl gibt an, wieviele Nebenversionen bereits vorhanden sind.
3: Die dritte Zahl gibt die Anzahl der Revisionen an.

Was ist ein Buildwechsel?

Ein Buildwechsel bezeichnet eine Neuerung bzw. einen Wechsel der Software innerhalb einer Version. Sie dienen dazu, Probleme zu beheben oder eine Erweiterung der Funktionen vorzunehmen, ohne ein komplettes Update durchzuführen.

Was ist unter einem "Kompilierungsvorgang" zu verstehen?

Es wird von einem Kompilierungsvorgang gesprochen, wenn eine höhere Programmiersprache in die Maschinensprache des entsprechenden Gerätes übersetzt wird.

Wann wird von einem Update gesprochen?

Ein Update stellt einen Wechsel in der Nebenversion oder der Revision dar und kann nur zur nächst höheren Version erfolgen.