Vorprojektphase

Die Hauptaufgabe der Vorprojektphase bestand darin, einen Kriterienkatalog zu erstellen, in dem alle Anforderungen an das neue System festgehalten sind, um so das bestmögliche ERP-System und gleichzeitig ein geeignetes Partnerunternehmen für die Implementierungsphase zu finden. In verschiedenen Facharbeitsgruppen trugen die MitarbeiterInnen der zehn Thüringer Hochschulen -parallel zu ihrem Tagesgeschäft- ihre Anforderungen für ein künftiges integriertes ERP-System zusammen. Bereits seit Beginn der Vorprojektphase gab es Arbeitsgruppen, die über notwendige organisatorische Anpassungen und spezielle Problemfelder wie die Altdatenmigration nachgedacht haben. Diese Anforderungen wurden erstmalig zu Beginn der Vorprojektphase zusammengestellt und in den Ausschreibungsunterlagen für potentielle Anbieter erfasst. Die Ausschreibungsunterlagen wurden im Frühjahr 2016 herausgegeben und die Anbieter konnten sich bis Mitte Juni 2016 bewerben.

Das Ziel dieser Vorprojektphase war es, ein Unternehmen zu finden, das sowohl ein über das entsprechende Know-How als auch über das passende ERP-System verfügt. Die ausgewählten Vertreter*innen der zehn Thüringer Hochschulen oblag es, aus mehreren tausend Seiten Bewerbungsunterlagen herauszulesen, welches Unternehmen die gestellten Anforderungen und Kriterien erfüllt. In mehreren Verhandlungsrunden und Prüfphasen, fiel im November 2016 die Entscheidung für das ERP-System der MACH AG.

Im Rahmen der Implementierungsphase arbeiten die Thüringer Hochschulen sowie die MACH AG und deren Kooperationspartner an der Einführung des MACH-Systems an allen zehn Hochschulen.